Maskinens bruksanvisning ska vara på svenska när maskinen första gången släpps ut på marknaden, tas i drift eller distribueras i Sverige. Om den svenska texten är en översättning ska även bruksanvisningen i original följa med. Kontrollera både språkversionerna och att dokumenten gäller den levererade maskinen.
Detta följer av AFS 2023:4, bilaga 1 punkt 1.7.4. Här avgränsar vi frågan till dokumentkontroll vid leverans. En bruksanvisning är viktig, men en fullständig produktbedömning omfattar fler frågor än om ett dokument finns i kartongen.
Identifiera maskinens bruksanvisning
Originalversionen är den språkversion som tillverkaren eller dennes representant ansvarar för och märker som original. En svensk bruksanvisning kan vara ett original, men den kan också vara en översättning. Kontrollera vilken beteckning dokumentet använder.
Om originalet inte finns på det aktuella officiella språket ska en översättning tillhandahållas enligt föreskriftens villkor. Den ska identifieras som en översättning av originalet. Det finns ett begränsat undantag för vissa underhållsinstruktioner till specialiserad personal som anlitas av tillverkaren eller representanten; undantaget gäller inte generellt alla instruktioner.
Koppla dokumentet till rätt leverans
Börja med maskinens beteckning och den variant ni har beställt. Jämför dessa uppgifter med bruksanvisningens titel, versionsuppgifter och beskrivningar. Om en manual omfattar flera modeller behöver det gå att förstå vilka delar som gäller den levererade maskinen.
Ett praktiskt mottagningsunderlag kan innehålla maskinens beteckning, leveransdatum, dokumentets namn och versionsdatum. Det är ett förslag för att hålla ordning, inte ett särskilt formulärkrav. Lägg även till var originalet och den svenska versionen finns, så att nästa person kan hitta samma underlag.
Kontrollera mer än framsidans språk
Bläddra igenom dokumentet och kontrollera att viktiga tabeller, varningar och hänvisningar går att förstå. En svensk framsida säger inte att resten av texten är komplett. Leta efter sidor som saknas eller hänvisningar till bilagor som inte har levererats.
Om du upptäcker en oklarhet, notera exakt sida och rubrik. Skriv exempelvis att en hänvisad bilaga saknas, i stället för att bara ange ”manual fel”. Det gör det lättare för leverantören att förstå frågan och för er att kontrollera om kompletteringen verkligen löser den.
Hantera skillnader mellan versionerna
Ett tänkt exempel: den svenska versionen beskriver en annan manöverpanel än den maskin ni tar emot. Utgå inte från att skillnaden är oviktig. Samla modelluppgifter och dokumentversioner och be leverantören klargöra vilken instruktion som gäller.
Försök inte själv fylla luckor i säkerhetsinformation genom att översätta enstaka ord eller låna text från en liknande maskin. Ett sådant arbetssätt kan missa villkor som hör till konstruktionen. Begär ett sammanhängande underlag från ansvarig aktör och dokumentera vad som har kompletterats.
Gör instruktionen tillgänglig för arbetet
När dokumentkontrollen är klar behöver rätt personer kunna hitta rätt version. Bestäm hur dokumentet lämnas vidare från inköp till dem som planerar användning och underhåll. En manual som stannar i en inköpsmapp ger begränsad praktisk hjälp.
Spara gärna tidigare versioner tydligt åtskilda från den aktuella instruktionen, om ni behöver historiken. Märk vad som gäller nu. Det är särskilt användbart när maskinen senare ändras eller när leverantören skickar en komplettering, så att gamla och nya besked inte blandas ihop.
Kan en länk till dokumentet hjälpa? Den kan underlätta åtkomst, men kontrollera att ni verkligen får det underlag som ska följa maskinen och kan identifiera rätt version. Ett sökresultat eller en generell supportsida är inte samma sak som en bestämd instruktion för den levererade modellen.
Vanliga frågor vid mottagning
Räcker en snabbstartsguide? Den kan vara ett komplement, men kontrollera att den fullständiga bruksanvisning som krävs faktiskt följer med. Dokumentets namn eller längd avgör inte ensamt om informationen är tillräcklig för den maskin som levereras.
Är detta samma fråga som dokument för en delvis fullbordad maskin? Nej, läs då även vår artikel om handlingar för delvis fullbordade maskiner. För den bredare regelbilden finns översikten över AFS 2023:4. EU:s maskinförordning börjar tillämpas den 20 januari 2027; denna artikel beskriver reglerna som gäller vid kontrollen den 30 september 2026.
Källor och avsändare
AFS 2023:4, bilaga 1 punkterna 1.7.4–1.7.4.2, konsoliderad t.o.m. AFS 2024:2. Kontrollerat 2026-09-30. Arbetsmiljöverkets primärkälla. Avsändare: AB Kompetensutveckla. Detta är en privat informationssajt, inte Arbetsmiljöverkets webbplats.
Illustrationsfoto: Kelly Sikkema / Unsplash. Bilden visar inte en dokumenterad kurs eller kundreferens.